So strukturierst du gute Mitarbeitergespräche

00:00:02: Hallo und herzlich willkommen zu Deinem Veränderungskatalysator, dem Podcast zur Führung Coaching & Wissenschaft.

00:00:10: Mein Name ist Yasmin Schweiger ich bin Wirtschaftsphäiologin mit der Schwerpunktführung Gründerin der Online-Academy für Leadership Coaching und auf der Mission Führungen zukunftsfähig sinnhaft und nachhaltig auszurichten.

00:00:23: Schön dass Du da bist und wir gemeinsam die Arbeitswelt der Zukunft gestalten!

00:00:37: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge des Veränderungskatalysators.

00:00:41: In dieser Folge möchte ich mit dir die Frage beleuchten, wie du gute Mitarbeitergespräche strukturieren kannst?

00:00:48: Viele Führungskräfte gehen im Mitarbeitergespreche mit den Gedanken, ich muss einfach spontan die richtigen Worte finden – Ich weiß ja worum es geht!

00:00:55: Ich kenne ja meinen Mitarbeiter.

00:00:57: wir unterhalten uns sehr öfter zum Beispiel an der Kaffeemaschine und ich brauche jetzt sozusagen keine Struktur oder keinen Handsättel, den ich da mitnehme.

00:01:07: Letztendlich ist es aber so, dass dann im Gespräch doch häufig Unsicherheit entsteht wenn Gespräche unstrukturiert geführt werden.

00:01:15: Da werden wichtige Punkte vergessen die Gespräche werden auf einmal emotional und dann weiß die Führungskraft nicht wie sie reagieren soll.

00:01:23: Man verliert den roten Faden man verliert das Ziel aus den Augen und am Ende bleibt da Unklarheit.

00:01:31: Die gute Nachricht ist aber, wenn man eine gewisse Grundstruktur kennt für Mitarbeitergespräche dann fällt es viel einfacher diese Struktur zu verfolgen und man weiß auch im Gespräch viel einfache.

00:01:47: wo sind wir denn gerade?

00:01:48: was brauchen wir noch?

00:01:49: Wo müssen wir vielleicht nochmal einen Schritt zurückgehen.

00:01:55: Was sind noch Themen die wir klären sollten?

00:01:57: Ich möchte jetzt in dieser Podcastfolge mit dir ein Modell teilen, das ich in Trainings sehr häufig nutze und dieses Modell heißt Koala-Modell.

00:02:06: Also Koala ist ein Akronym für fünf Phasen eines Mitarbeitergesprächs und diese fünf PhASEN möchte ich dir jetzt gerne nach und nach vorstellen!

00:02:19: Vielleicht aber nochmal vorab?

00:02:20: Warum schafft denn Struktur so eine große Sicherheit im

00:02:23: Mitarbeitergespreech?!

00:02:25: Viele glauben, Struktur macht Gespräche unnatürlich.

00:02:29: Aber es ist häufig das Gegenteil der Fall.

00:02:31: die Struktur hilft dir ruhiger zu bleiben, Klarheit zu schaffen auch bei emotionalen Reaktionen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiter in Orientierung zu behalten und ja einfach so eine gewisse Sicherheit- und Ordnungsstruktur dann auch zu haben.

00:02:50: Die Struktur ersetzt natürlich keine Empathie, die ersetzt jetzt natürlich keine Fragetechnik.

00:02:56: Aber sie verhindert erst einmal dass ein Mitarbeitergespräch im Chaos endet.

00:03:02: Empathie und Frage-Technik und die richtige Haltung im Mitarbeitergespräch sind natürlich Dinge, die man üben muss.

00:03:08: Auch diese Struktur des Mitarbeitergespreis kann man übten.

00:03:12: aber ja ich glaube wenn ich dir jetzt einmal sozusagen dieses Grundstruktur vorstelle und du die dir mal verinnerligst dann ist schon sehr viel gewonnen für Mitarbeitergesprüche.

00:03:25: Also starten wir mit dem Koala-Modell K, steht erst einmal für Kontakt.

00:03:31: Was heißt Kontakt?

00:03:32: Ganz viele Führungskräfte starten zu schnell mit dem Thema also zu hart in das Gespräch und ich empfehle immer zunächst einmal Smalltalk-Phase zu starten, ein paar Eisbrecherfragen vielleicht auch mitzunehmen.

00:03:50: Vielleicht auch ein Glas Wasser anzubieten was auch immer da hilft um eben für eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu sorgen weil dieser Anfang entscheidet oft viel über den weiteren Verlauf des Gespräches.

00:04:04: wenn man eben mit einer positiven Stimmung in dieses Gespräch startet Dann ist es eben so, dass letztendlich die Gesprächsatmosphäre für das ganze weitere Gespräch bestimmt wird.

00:04:17: Genau!

00:04:18: Das bedeutet erst einmal stellst du sozusagen einen positiven Kontakt her, sorgst für eine positive Gesprächspfähre... Und dann musst du natürlich auch dieses Thema irgendwie einleiten.

00:04:29: Viele starten dazu hart, sonst zum Beispiel sagen sie wir müssen über ihre Leistung sprechen oder vielleicht auch zu weich wo man seh ist.

00:04:36: Beispielsatz wäre hier also eigentlich ist alles okay aber das und dass und das passt dann doch nicht.

00:04:44: besser ist es eben dass man dann zu Beginn so einen Gesprächsrahmen setzt sagt ok wir haben jetzt schon so viel Minuten Zeit.

00:04:53: Ich möchte über folgendes Thema sprechen und da eben auch gleich versuchen, eine konstruktive Haltung zu vermitteln.

00:04:59: Also das man sagt okay ich möchte jetzt über dieses Thema sprechen um mir ist zum Beispiel wichtig dass wir eine gute Lösung für beide Seiten finden.

00:05:08: ein weiteres Beispiel wäre dass man sagt ok danke dass sie sich Zeit genommen haben.

00:05:12: ich möchte heute über einige Beobachtungen sprechen und gemeinsam schauen wie wir die Situation verbessern können.

00:05:17: Das Ziel ist, dass das zu Beginn eben für diese positive Atmosphäre, für diesen positiven Rahmen gesorgt wird und dafür eben gesorgt werden, dass psychologische Sicherheit vorhanden ist.

00:05:27: Dass aber gleichzeitig auch Klarheit vorhandene ist.

00:05:32: Dann gehen wir zur nächsten Phase des Koala-Modells.

00:05:35: die nächste Phase startet ja mit O. also o heißt Orientierung schaffen.

00:05:40: jetzt geht es darum, dass man das Thema nochmal konkretisiert Wobei man natürlich auch immer beachten sollte, dass man nicht zu viel schon vorgibt als Führungskraft.

00:05:52: Weil das was man als Füllungskrafft äußert also da ist es meistens eben dieses Prinzip oberschlägt unter.

00:05:59: Das was man aus Führungskraft äußern sorgt dafür der Mitarbeiter dann sozusagen Ja, auch schon geframed wird.

00:06:08: Also so einen Rahmen schon vorgegeben wird.

00:06:11: Besser ist es einmal kurz das Thema anzutiesern und dann den Mitarbeitenden auch nach seiner Meinung relativ schnell zu fragen.

00:06:19: Trotzdem muss man eine gewisse Orientierung schaffen.

00:06:21: Das heißt das Thema natürlich schon konkret benennen, auch sagen was ist vielleicht passiert?

00:06:27: Vielleicht auch mit einem Beispiel starten und da geht es natürlich auch darum, Feedback-Regeln zu beachten.

00:06:34: Das bedeutet dass man hier keine Pauschalurteile fällt und das man idealerweise eben beobachtbares Verhalten beschreibt.

00:06:42: also man sagt jetzt nicht was ich sie sind unzuverlässig sondern in den letzten drei Wochen wurden drei Deadlands nicht eingehalten.

00:06:49: Das heißt, dass man das Gespräch auf die Sachebene führt.

00:06:54: Man ist ja mit der Beziehungsebene in der Kontaktphase auch gestartet, wo man eben für diese mit dem Smalltalk eine gute Beziehungs- und Kommunikationsqualität hergestellt hat.

00:07:03: Und dann bei eurer Rentierung schaffen geht es jetzt eben darum dass hier nochmal die Sachebene ganz klar formuliert wird.

00:07:12: Dann gehen wir zur Phase III, das heißt die Phase A. Analyse oder Argumentation kann man hier auch sagen.

00:07:20: Hier geht es jetzt wirklich darum, die Perspektive des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin zu verstehen und ganz viele Fragen zu stellen.

00:07:28: Also idealerweise sollte der Mitarbeitende mindestens fünfzig Prozent Redeanteile in einem Gespräch haben Und ganz oft erenden solche Mitarbeitergesprächen eine Monolog der Führungskraft.

00:07:42: Das würde ich eben nicht empfehlen, weil dann hat man ja oftmals ganz oft so ne aufwendige Einwandbehandlung im Nachgang.

00:07:50: also besser ist es viele Fragen zu stellen hier eben auch bestimmte Frage Techniken anzuwenden zuzuhören Ursachen zu verstehen Auch dieses aktive Zuhören Also vielleicht auch mal das gesagt mit den eigenen Worten wiederholen und sagen habe Ich das richtig verstanden?

00:08:06: vielleicht auch Gefühle ansprechen, die so im Raum liegen.

00:08:10: Also man sagt zum Beispiel nehme ich wahr, dass dieses Thema sich sehr mitnimmt oder sie sehr emotional belastet und stresst.

00:08:22: Wenn das der Fall ist könnte man z.B.

00:08:24: das auch mal so verbalisieren.

00:08:29: Aber ganz wichtig sind eben diese Frage-Technik.

00:08:31: Also man kann hier fragen, wie sehen Sie die Situation?

00:08:33: Was hat dazu beigetragen?

00:08:35: Welche Herausforderungen sehen sie?

00:08:37: und es geht eben wirklich darum so den Hintergrund zu verstehen.

00:08:41: also was steckt denn wirklich dahinter?

00:08:44: Hier stehen oftmals wichtige Informationen wie zum Beispiel Überlastung, private Belastungen, unklare Prozesse oder auch Konflikte, die im Hintergrund schwählen.

00:08:54: Dann kommen wir zur Phase L, also die vorletzte Phase.

00:08:58: Hier geht es jetzt darum eine Lösung zu entwickeln.

00:09:02: das heißt man hat jetzt die aktuelle Situation und die Probleme mit Herausforderungen analysiert.

00:09:09: Und jetzt geht es wirklich darum, Lösungsansätze zu entwickeln vielleicht auch zu überlegen welche Optionen haben wir denn?

00:09:16: Die Situation zu lösen.

00:09:18: da kann man natürlich auch den Mitarbeiter mal fragen und sagen Welche Informationen siehst du denn da?

00:09:23: ja was hast Du dafür Ideen wie wir da jetzt wieder rauskommen?

00:09:28: Und genau, da kann man eben Fragen klären wie zum Beispiel was muss sich konkret verändern?

00:09:33: Was wäre ein realistischer nächster Schritt und welche Unterstützung ist notwendig.

00:09:37: Hier geht es jetzt darum dass man Vereinbarungen konkret macht also sozusagen erstmal Optionen zu entwickeln und dann eine Lösungsoption auszusuchen und die dann zu konkretisieren.

00:09:48: Ich möchte hier aber nochmal ergänzen diese Lösungsphase kann auch erst mal in diskutieren von Lösungs-Optionen sein.

00:09:55: Es können dabei Fragen entstehen, die eben noch geklärt werden müssen.

00:10:01: Also was man hier auch entwickeln kann ist dass man sagt okay wir entscheiden uns jetzt tendenziell für diese Lösung haben aber nicht alle Informationen um das festzumachen.

00:10:11: Das bedeutet wir treffen uns vielleicht zu einem Folgegespräch in einer Woche wieder.

00:10:15: bis dahin klärt der Mitarbeiter Ein paar Aspekte, die Führungskraft.

00:10:20: Die anderen Aspechte und dann spricht man eben wieder drüber und sagt okay was haben wir jetzt herausgefunden?

00:10:25: Und was können wir jetzt tatsächlich auch entscheiden?

00:10:29: Genau.

00:10:29: Dann kommt die letzte Phase A, ist die Abschlussphase.

00:10:35: Viele Gespräche schaltern hier man redet lange und endet mit dann schauen wir mal wie es weitergeht.

00:10:40: besser ist es eben jetzt hier tatsächlich vereinborengend konkret zusammenzufassen.

00:10:45: entweder wenn man sich für eine Lösungsoption schon entschieden hat dass man das festzurrt oder dass man sagt man klärt Verantwortlichkeiten wer holt welche Informationen ein bis zum Folgegespräch und man definiert auch einen Termin für dieses Folgegespräch.

00:11:00: Auch wenn alles geklärt ist, würde ich empfehlen so ein Folgegesprech zu vereinbaren weil es eben tatsächlich Sinn macht dass man ja eben nachhält und schaut funktioniert das jetzt so wie wir gedacht haben?

00:11:15: Und ja gehen wir in die richtige Richtung.

00:11:18: Typische Fehler sind hier in dieser Struktur, dass man zu schnell in die Lösung springt.

00:11:23: Dass man zu wenig zuhört den Mitarbeiter, zu wenig Fragen stellt also der Mitarbeiter insgesamt zu wenig Redeanteil hat.

00:11:30: Das man als Führungskraft die Erwartungen zu unklar kommuniziert und das es keine Nachverfolgung der Lösung gibt.

00:11:40: Da solltest du eben darauf achten, dass das nicht passiert.

00:11:42: Und was auch natürlich sein kann ist schon in der nächsten Phase zum Beispiel man geht in die Lösungsphase und stellt dann fest, die Analyse war noch unzureichend.

00:11:50: da muss man halt nochmal einen Schritt zurückgehen und die Analysen nochmal neu aufrollen.

00:11:56: Wichtiger Hinweis noch von mir ist, dass Koala eben kein starres Skriptis sondern man braucht natürlich ein situatives Reagieren.

00:12:04: Man braucht Flexibilität und Empathie.

00:12:08: aber trotzdem hilft natürlich diese Struktur enorm das man schon so einen grob Konzept vom Ablauf eines Mitarbeitergesprächs im Kopf hat.

00:12:18: Und genau diese Gesprächsstruktur und natürlich dann auch das Reagieren auf unerwartete Situationen, auf emotionale Situationen.

00:12:26: Auf konfliktuelle Situationen usw.

00:12:29: trainieren wir.

00:12:31: auch praktisch in dem neuen Online-Programm für den Mitarbeitergespräch.

00:12:35: Alle Informationen zu diesem Online-Programm findest du in den Show Notes.

00:12:40: und was da eben wichtig ist, in diesem Online Programm geht es nicht nur darum dass Du jetzt Modelle kennenlernst in der Theorie sondern wir üben eben echte Gesprächsituationen Wir besprechen schwierige Fälle.

00:12:52: Wir üben Frage Techniken.

00:12:55: Du bekommst konkrete Formulierungen von mir Du bekommst natürlich Feedback zu deinem Gesprächsverhalten, also diese Übungen werden dann auch mit Beobachtern stattfinden.

00:13:06: Das heißt du bekommest dann auch immer Feedback was du noch verbessern kannst, worauf du noch achten kannst und wir üben natürlich auch durch Spezialgespräch Situationen wie zum Beispiel Gehaltsverhandlungen.

00:13:21: Du bekimmst Informationen zum Thema Abmahnungsgespräche, Kündigungsgespreche... Also alles rund um das Thema mit dabei!

00:13:28: Gespräch.

00:13:29: Schaut ihr da gerne die Show-Notes an und ansonsten freue ich mich, wenn wir uns in der nächsten Folge wieder hören!

00:13:36: Da werde ich dann nochmal mehr Informationen geben zum Thema Mitarbeitergespräche.

00:13:42: und ja, ansonstend wünsche ich dir bis dahin eine gute Zeit.